4.4 Il tempo globale necessario alla gestione delle forniture

Il tempo che l'impresa "A" investe per attività connesse alla gestione delle forniture ammonta mediamente a 64h 02'18" settimanali. Per i reparti coinvolti, si tratta in media del 32.0% del tempo lavorativo: quasi un'operazione su tre svolta dai suddetti enti aziendali in una settimana è, cioè, riconducibile al trattamento degli approvvigionamenti.

Questo tipo di rilevamenti ha messo in rilievo le procedure interne - workflow aziendale - ed il tempo impiegato per portare a termine le operazioni correlate agli approvvigionamenti; tuttavia, per avere un quadro ancora più completo dei costi indotti da queste attività, bisognerebbe conteggiare anche la quota di costo degli strumenti utilizzati (si pensi al costo del telefono o del fax) la cui quantificazione, però, oltre ad essere estremamente difficoltosa, non cambierebbe le proporzioni del fenomeno che si vuole descrivere.
Tab. 4.23 : Il tempo medio settimanale necessario all'impresa "A" per gestire gli approvvigionamenti

4.5 Confronto dei dati raccolti

Analizzando i dati raccolti, si può verificare come i reparti coinvolti partecipino all'attività di gestione delle fornitura in maniera diversa (tabella 4.24).

La maggior parte del lavoro grava sul reparto commerciale, che da solo impiega oltre il 50% del tempo totale per le attività di approvvigionamento; seguono, il reparto amministrativo - con il 21.5% -, il reparto logistico - 17% - e quello centralino-segreteria - 11% -.
Tab. 4.24 : La distribuzione del tempo inerente agli approvvigionamenti tra i diversi reparti coinvolti dell'impresa campione.

Osservando quanto queste attività incidano sul tempo totale a disposizione dei vari reparti, si scopre che le differenze tra i diversi enti aziendali si assottigliano; infatti queste rappresentano ben il 40.2% delle attività del reparto commerciale, ma anche il 34.2% di quello amministrativo, il 27% di quello logistico e il 17% del reparto centralino segreteria (tab. 4.25).

In sostanza, ciò significa che, sebbene le attività di gestione degli approvvigionamento siano svolte per la maggior parte dai reparti commerciale ed amministrativo, esse rappresentano un impegno sostanzioso per tutti gli enti se poste in rapporto con tutte le mansioni normalmente svolte; a conferma di ciò, si consideri che in media, per i reparti interessati, il tempo ad esse dedicato, rappresenta quasi un terzo - 32% - del tempo settimanale a disposizione (64 ore su 200).
Tab. 4.25 : Il tempo dedicato mediamente da ogni ente aziendale per attività inerenti gli approvvigionamenti rappresenta il 32% del tempo settimanale disponibile.

Analizzando come il tempo totale dedicato alla gestione delle forniture è suddiviso tra attività ed interferenze nei diversi enti aziendali, si possono fare alcune interessanti considerazioni.

Facendo riferimento alle tabelle 4.26 e 4.27 si potrà notare che il reparto che presenta le minori dispersioni di tempo è l'amministrazione, con un valore totale pari al 21.3%; ciò è riconducibile in buona parte ai tempi particolarmente bassi necessari per gestire le interferenze dirette - appena il 3% -.

La causa va ricercata nella natura delle attività del reparto, che entra attivamente nel processo di gestione delle forniture solo quando la maggior parte degli inconvenienti che si possono manifestare sono stati appianati; d'altra parte bisogna anche osservare come la struttura organizzativa stessa dell'impresa campione "A" sia predisposta in modo tale da limitare, per quanto possibile, l'insorgere di contrattempi all'amministrazione. Considerando, infatti, che il reparto si occupa in gran parte di operazioni che implicano la gestione di documenti fiscali e contabili - come i pagamenti dei fornitori, la registrazione in sistema della fatture, la contabilità -, risulta evidente che un'interferenza che si verifichi a questo livello del processo di approvvigionamento, generi una serie di costi e di disagi particolarmente elevati. In sostanza, esiste tutto l'interesse da parte dell'impresa per cercare di appianare immediatamente i contrattempi che possono insorgere con i fornitori: per questo motivo sono predisposti una serie di controlli (sulla richiesta del preventivo, sul preventivo, sull'ordine, sulla conferma d'ordine, sulla bolla) nei reparti che per primi e più intensamente vi si devono relazionare, ovvero il reparto commerciale e quello logistico. Questi ultimi, infatti, operano per risolvere la maggior parte dei problemi riscontrati con fornitori e vettori, tanto che vi impiegano rispettivamente il 26.5% - 8h 35'- ed il 47.5% - 5h 11'- del tempo settimanale dedicato alla gestione del processo di approvvigionamento.
Tab. 4.26 : Tabella riassuntiva per dipendente e per attività del tempo speso per gestire le fornite.
Tab. 4.27 : La distribuzione relativa delle categorie di attività tra i reparti.

Nella tabella 4.26 sono riportati i valori riassuntivi rilevati per dipendente. Il reparto commerciale è l'unico che è costituito da due dipendenti; per questa ragione, il tempo rilevato è stato suddiviso equamente in modo da rendere i dati omogenei e direttamente confrontabili con quelli del personale degli altri enti. Nella tabella 4.27 sono riportati gli stessi valori espressi da numeri percentuali. Da questa se ne ricava che il reparto amministrativo, come detto, è nettamente quello che "soffre" di meno delle interferenze legate agli approvvigionamenti; dal lato opposto, si trova il reparto logistico, il quale deve materialmente affrontare e risolvere gran parte dei contrattempi che si verificano con le consegne.

Per quanto riguarda le interferenze trasversali risulta doverosa un'osservazione; per la natura poco omogenea delle attività svolte, infatti, il reparto centralino-segreteria si caratterizza per uno spiccato valore di tempo dedicato a risolvere interferenze derivanti da problemi di utilizzo di fax, computer e di errori; si tratta di un tempo quasi pari a quello speso per svolgere le attività del processo di approvvigionamento che interessano il reparto ed è nettamente superiore ai valori registrati negli altri reparti (quasi 26 punti percentuali in più della media).
Tab. 4.28 : Il tempo medio per dipendente e per reparto necessario per gestire gli approvvigionamenti nell'impresa "A".

Nella tabella 4.28, infine, sono stati calcolati i tempi medi assoluti per reparto e per dipendente - tenendo conto cioè che i dipendenti coinvolti sono 5 - dedicato alle attività di fornitura.

Riassumendo, si può affermare che le attività di gestione delle forniture rilevate nell'impresa "A" campione, sono costitute per ben il 42.2% da operazioni svolte per rimediare a problemi non preventivabili, sia legati ad errori dei terzi con i quali un'impresa si relaziona nelle forniture (fornitori, vettori, intermediari), sia per errori del personale o per problemi accusati dagli strumenti di lavoro (fax, Pc, sistema operativo).

Generalmente le imprese tendono a reagire a questa situazione cercando di aumentare l'efficienza interna dei reparti; tuttavia, come ricordato nei capitoli precedenti, i risultati sono stati sempre solo parziali. Attraverso l'outsourcing degli approvvigionamenti, ed in particolar modo attraverso l'e-procurement, invece, si assiste ad un abbattimento delle interferenze oltre che una forte riduzione del tempo settimanale dedicato alle procedure di approvvigionamento, come si cercherà di dimostrare nel prossimo paragrafo.



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