CAPITOLO IV: GLI APPROVVIGIONAMENTI DOPO L'UTILIZZO DELLA FORNITURA INTEGRATA

4.2 Gestione richieste di preventivi.

Anziché dover ogni giorno preparare ed inviare 10 richieste di fornitura via fax, ora l'operatore potrà accedere al NetSourcing di Unitec per richiedere un unico preventivo.
Inseriti ed inviati i dati della merce richiesta, Unitec si occuperà di contattare i fornitori.
Il tempo settimanale impiegato è di 51'35", la riduzione di tempo è pari all'89%.
Per quanto concerne i successivi solleciti ormai non ci saranno più diversi fornitori da contattare e a cui chiedere un'offerta poiché a questo ci pensa Unitec che nel giro di qualche giorno provvederà all'invio del preventivo per tutti i materiali che l'azienda ha richiesta.
Tale fase è quindi molto più veloce poiché i preventivi da verificare è solo uno.

4.2.1 Possibili interferenze riscontrabili nella gestione richieste di preventivi: 2ª fase.

Le interferenze diminuiscono in proporzione meno che non le attività; il motivo va ricercato nel fatto che questo tipo di interferenze, pur venendo decurtate notevolmente, non vengono mai completamente eliminate, comunque i valori di riferimento sono molto bassi.
Innanzitutto non si registrano più interferenze legate all'uso del fax; in secondo luogo la necessità di usare per meno ore il computer, fa diminuire la probabilità del verificarsi di rallentamenti del sistema o di problemi di software (10'30", -75%).
Sia gli errori del personale, unitamente alle dispersioni di tempo nella ricerca di documenti ed archiviatori che non si trovano subito, subiscono anch'essi un calo.

4.3 Gestione delle offerte.

L'azienda quindi riceverà un solo preventivo, che verrà registrato e valutato.
Ovviamente l'azienda potrà contattare Unitec per avere chiarimenti su eventuali termini di consegna e potrà richiedere una riduzione sia dei tempi che del prezzo alludendo a uno sconto.
Il prezzo della merce infatti viene ricaricato da Unitec, per coprire i suoi costi, di un ammontare piuttosto variabile.
Tale margine viene compensato ampiamente sia dalle riduzioni di prezzo ottenute grazie alle economie di scale sulle quali Unitec riesce a far leva presso i fornitori sia, soprattutto dalle riduzioni di tempo e dalle maggiori efficienze che l'impresa riesce ad ottenere dalla fornitura integrata.
Questo preventivo ovviamente seguirà la trafila burocratica di prima quindi con passaggio per l'approvazione delle caratteristiche da parte dei tecnici.

4.3.1 Interferenze riscontrabili nella gestione delle offerte: 3ª fase

Interferenze legate al computer o al fax si possono sempre verificare e sono dovuti o legati a momentanei sovraccarichi del sistema che determinano rallentamenti nell'accedere alle pagine desiderate.
Capita quando più operatori stanno usufruendo nello stesso momento di schermate contenenti dati particolarmente lunghi e complessi.
Come già sopra accennato quando si ha a disposizione diverse offerte si tenta di migliorarne le condizioni interagendo direttamente con il fornitore.
Si tratta per la maggior parte di cercare di ottenere o ulteriori sconti, o di anticipare la data della consegna.
Altre volte il fornitore propone prodotti alternativi. Generalmente le conversazioni avvengono attraverso l'uso del telefono.
Trattandosi di trattative che avvengono piuttosto frequentemente - per 10 preventivi ricevuti, in 6 casi si contatta il fornitore -, il tempo che il personale vi dedica ogni settimana è relativamente elevato e comunque interferisce con la normale attività aziendali facendo perdere tempo al personale.


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