Capitolo IV: L'analisi dei costi dell'outsourcing degli approvvigionamenti con l'A.B.C.: il caso Unitec Gmbh

4.4.2 I costi dell'esternalizzazione del processo d'approvvigionamento senza la partecipazione del reparto acquisti.

Dal 2002 il cliente ha scelto di attuare una forma di outsourcing in cui il reparto acquisti non deve occuparsi dell'approvvigionamento dei materiali di fascia B e C.
Questa situazione sarà analizzata in questo paragrafo.
Nella fase di richiesta di materiale da parte del reparto produzione le prime attività restano immutate. Si differenziano solo dopo l'approvazione della richiesta d'ordine.
Nella seguente tabella i tempi dell'attività sono uguali alle precedenti situazioni, ma la frequenza dell'emissione della richiesta e dei solleciti del reparto acquisti si riducono rispettivamente a 6,6 e 0,4 volte al giorno poiché riguardano solo gli acquisti di fascia A. Di conseguenza le quote percentuali dei costi risultano dalla seguente tabella:

Richiesta di materiale

Tempo (in minuti)

Quota Percentuale

Bisogno di materiale

5

0,57%

Formulazione richiesta RDO

4

0,46%

Richiesta approvazione

2

0,23%

Approvazione

2

0,23%

Emissione RDO(fascia A)

9

0,21%

Solleciti telefonici(fascia A)

5

0,01%

Somma

27

1,71%


Tabella 4. 25: tempi e quote percentuali dell' attività di richiesta di materiale nell'Outsourcing degli approvvigionamenti senza la partecipazione del reparto acquisti.

Per gli acquisti di fascia B e C, l'approvvigionamento non richiede nessuna attività del reparto acquisti, perché il reparto di produzione riceve il compito di essere in relazione diretta con l'unico fornitore di materiale di fascia B e C, cioè la Unitec.
Il reparto di produzione dunque provvede alle attività: emissione dell'ordine, richiesta conferma, distribuzione delle copie alla contabilità, archiviazione delle ordinazioni e sollecito alla Unitec.
Queste attività vengono effettuate in media due volte al giorno cosicché risulta:
volta al giorno, per cui:


I solleciti vengono effettuati una volta ogni due giorni per cui.

Ordinazione (fascia B e C)

Tempo (in minuti)

Quota Percentuale

Emettere l'ordine

15

0,10%

Richiedere Conferma

5

0,03%

Distribuire copie

3

0,02%

Archiviare ordinazioni

4

0,03%

Sollecitare la Unitec GmbH

4

0,01%

Somma

31

0,19%


Tabella 4. 26: tempi e quote percentuali dell' attività di ordinazione materiale (fascia B e C) nell'Outsourcing degli approvvigionamenti senza la partecipazione del reparto acquisti.

Nell' ulteriore corso dell'analisi verrà evidenziata solo la riga contenente la somma delle attività, e verrà denominata "Ordinazioni in Outsourcing".
Inoltre sarà inserita nella tabella di richiesta di materiale in quanto rappresenta un'attività supplementare del reparto di produzione.
Le attività d'approvvigionamento del reparto acquisti riguardano solo prodotti di fascia A, per cui sono caratterizzate da una frequenza più bassa.
L'attività di ricezione della richiesta avviene una volta ogni cinque giorni, per cui:


mentre le altre attività hanno luogo in media 4,4 volte al giorno.
Ad esempio per l'attività di emissione dell'ordine la percentuale di caricamento risulta:

i solleciti dei fornitori avvengono, invece, 1 volta ogni 5 giorni tramite fax e 2 volte ogni 5 giorni tramite telefono, da cui:

Ordinazione

Tempo (in minuti)

Quota Percentuale

Ricevere la RDO

35

0,18%

Emettere l'ordine

12

1,38%

Richiedere Conferma

5

0,57%

Distribuire copie

3

0,34%

Archiviare ordinazioni

4

0,46%

Sollecitare i fornitori

7

0,06%

Somma

66

2,99%


Tabella 4. 27: tempi e quote percentuali dell' attività di ordinazione materiale (fascia A) nell'Outsourcing degli approvvigionamenti senza la partecipazione del reparto acquisti.

Le attività riguardanti il magazzino, la contabilità e l'amministrazione non subiscono variazioni rispetto all'outsourcing degli approvvigionamenti praticato con la partecipazione del reparto acquisti, per cui, le percentuali di caricamento rimangono invariate.
La classificazione dei costi può avvenire subito.
Come di consueto associo prima i costi del personale alle singole attività.

Costi per il personale

Quota Percentuale

Costi dell'attività

Attività

Reparto di produzione:

0,57%

                5.700,00

Bisogno di materiale

1.000.000

0,46%

                4.600,00

Formulazione richiesta RDO

 

0,23%

                2.300,00

Richiesta approvazione

 

0,23%

                2.300,00

Approvazione

 

0,21%

                2.100,00

Emissione RDO

 

0,01%

                   100,00

Solleciti telefonici

 

0,19%

                1.900,00

Ordinazioni in Outsourcing

 

1,90%

              19.000,00

Somma per l'attività: richiesta di materiale

Reparto di acquisto:

0,18%

                  450,00

Ricevere la RDO

250.000

1,38%

                3.450,00

Emettere l'ordine

 

0,57%

                1.425,00

Richiedere Conferma

 

0,34%

                   850,00

Distribuire copie

 

0,46%

                1.150,00

Archiviare ordinazioni

 

0,06%

                   150,00

Sollecitare i fornitori

 

2,99%

                7.475,00

Somma per l'attività: Ordinazione

Magazzino

5,00%

              10.000,00

Accettazioni di merce

200.000

2,71%

                5.420,00

Controlli di merce

 

0,26%

                   520,00

Chiarimenti con fornitori

 

7,97%

              15.940,00

Somma per l'attività: Ricevimento merci

Contabilità:

1,55%

                2.325,00

Ricezione fatture

150.000

0,56%

                   840,00

Approvazione fatture

 

0,42%

                   630,00

Gestione fatture non conformi

 

2,53%

                3.795,00

Somma per l'attività: Controllo Fatture

Amministrazione:

4,02%

                8.040,00

Pagamento fatture

200.000

0,77%

                1.540,00

Archiviazione fatture

 

1,04%

                2.080,00

Chiarimenti con le banche

 

5,83%

              11.660,00

Somma per l'attività: Pagamento Fatture


Tabella 4. 28: Allocazione dei costi per il personale nell'Outsourcing degli approvvigionamenti senza la partecipazione del reparto acquisti.

Ora bisogna allocare i costi per gli ammortamenti strutture e macchine:

Ammortamenti Stutture e Macchine

Quota Percentuale

Costi dell'attività

Attività

Reparto di produzione:

0,57%

                7.980,00

Bisogno di materiale

1.400.000

0,46%

                6.440,00

Formulazione richiesta RDO

 

0,23%

                3.220,00

Richiesta approvazione

 

0,23%

                3.220,00

Approvazione

 

0,21%

                2.940,00

Emissione RDO

 

0,01%

                   140,00

Solleciti telefonici

 

0,19%

                2.660,00

Ordinazioni in Outsourcing

 

1,90%

              26.600,00

Somma per l'attività: richiesta di materiale

Reparto di acquisto:

0,18%

                   45,00

Ricevere la RDO

25.000

1,38%

                   345,00

Emettere l'ordine

 

0,57%

                   142,50

Richiedere Conferma

 

0,34%

                    85,00

Distribuire copie

 

0,46%

                   115,00

Archiviare ordinazioni

 

0,06%

                    15,00

Sollecitare i fornitori

 

2,99%

                   747,50

Somma per l'attività: Ordinazione

Magazzino

5,00%

                5.000,00

Accettazioni di merce

100.000

2,71%

                2.710,00

Controlli di merce

 

0,26%

                   260,00

Chiarimenti con fornitori

 

7,97%

                7.970,00

Somma per l'attività: Ricevimento merci

Contabilità:

1,55%

                   387,50

Ricezione fatture

25.000

0,56%

                   140,00

Approvazione fatture

 

0,42%

                   105,00

Gestione fatture non conformi

 

2,53%

                   632,50

Somma per l'attività: Controllo Fatture

Amministrazione:

4,02%

                1.005,00

Pagamento fatture

25.000

0,77%

                   192,50

Archiviazione fatture

 

1,04%

                   260,00

Chiarimenti con le banche

 

5,83%

                1.457,50

Somma per l'attività: Pagamento Fatture


Tabella 4. 29: Allocazione dei costi per ammortamenti strutture e macchine nell'Outsourcing degli approvvigionamenti senza la partecipazione del reparto acquisti.

I costi dei consumi di energia e materiali sono evidenziati nella seguente tabella:

Energia e consumo materiali

Quota Percentuale

Costi dell'attività

Attività

Reparto di produzione:

0,57%

                1.425,00

Bisogno di materiale

250.000

0,46%

                1.150,00

Formulazione richiesta RDO

 

0,23%

                   575,00

Richiesta approvazione

 

0,23%

                   575,00

Approvazione

 

0,21%

                   525,00

Emissione RDO

 

0,01%

                    25,00

Solleciti telefonici

 

0,19%

                   475,00

Ordinazioni in Outsourcing

 

1,90%

                4.275,00

Somma per l'attività: richiesta di materiale

Reparto di acquisto:

0,18%

                      9,00

Ricevere la RDO

5.000

1,38%

                    69,00

Emettere l'ordine

 

0,57%

                    28,50

Richiedere Conferma

 

0,34%

                    17,00

Distribuire copie

 

0,46%

                    23,00

Archiviare ordinazioni

 

0,06%

                      3,00

Sollecitare i fornitori

 

2,99%

                   149,50

Somma per l'attività: Ordinazione

Magazzino

5,00%

                   750,00

Accettazioni di merce

15.000

2,71%

                   406,50

Controlli di merce

 

0,26%

                    39,00

Chiarimenti con fornitori

 

7,97%

                1.195,50

Somma per l'attività: Ricevimento merci

Contabilità:

1,55%

                   387,50

Ricezione fatture

25.000

0,56%

                   140,00

Approvazione fatture

 

0,42%

                   105,00

Gestione fatture non conformi

 

2,53%

                   632,50

Somma per l'attività: Controllo Fatture

Amministrazione:

4,02%

                1.005,00

Pagamento fatture

25.000

0,77%

                   192,50

Archiviazione fatture

 

1,04%

                   260,00

Chiarimenti con le banche

 

5,83%

                1.457,50

Somma per l'attività: Pagamento Fatture


Tabella 4. 30: Allocazione dei costi per energia e consumo materiali nell'Outsourcing degli approvvigionamenti senza la partecipazione del reparto acquisti.

Infine gli altri costi:

Altri

Quota Percentuale

Costi dell'attività

Attività

Reparto di produzione:

0,57%

                   883,50

Bisogno di materiale

155.000

0,46%

                   713,00

Formulazione richiesta RDO

 

0,23%

                   356,50

Richiesta approvazione

 

0,23%

                   356,50

Approvazione

 

0,21%

                   325,50

Emissione RDO

 

0,01%

                    15,50

Solleciti telefonici

 

0,19%

                   294,50

Ordinazioni in Outsourcing

 

1,90%

                2.945,00

Somma per l'attività: richiesta di materiale

Reparto di acquisto:

0,18%

                   252,00

Ricevere la RDO

140.000

1,38%

                1.932,00

Emettere l'ordine

 

0,57%

                   798,00

Richiedere Conferma

 

0,34%

                   476,00

Distribuire copie

 

0,46%

                   644,00

Archiviare ordinazioni

 

0,06%

                    84,00

Sollecitare i fornitori

 

2,99%

                4.186,00

Somma per l'attività: Ordinazione

Magazzino

5,00%

                6.500,00

Accettazioni di merce

130.000

2,71%

                3.523,00

Controlli di merce

 

0,26%

                   338,00

Chiarimenti con fornitori

 

7,97%

              10.361,00

Somma per l'attività: Ricevimento merci

Contabilità:

1,55%

                   852,50

Ricezione fatture

55.000

0,56%

                   308,00

Approvazione fatture

 

0,42%

                   231,00

Gestione fatture non conformi

 

2,53%

                1.391,50

Somma per l'attività: Controllo Fatture

Amministrazione:

4,02%

                2.211,00

Pagamento fatture

55.000

0,77%

                   423,50

Archiviazione fatture

 

1,04%

                   572,00

Chiarimenti con le banche

 

5,83%

                3.206,50

Somma per l'attività: Pagamento Fatture


Tabella 4. 31: Allocazione dei costi per altri consumi nell'Outsourcing degli approvvigionamenti senza la partecipazione del reparto acquisti.

I costi totali delle singole attività e del processo sono calcolati come somma dei differenti tipi di costi di questa seconda configurazione di outsourcing.

Costo del Processo

Personale

Ammortamenti Struttura e Macchine

Energia e consumo di materiale

Altri

costi di attività

Bisogno di materiale

     5.700,00

     7.980,00

     1.425,00

        883,50

        15.988,50

Formulazione richiesta RDO

     4.600,00

     6.440,00

     1.150,00

        713,00

        12.903,00

Richiesta approvazione

     2.300,00

     3.220,00

         575,00

        356,50

          6.451,50

Approvazione

     2.300,00

     3.220,00

         575,00

        356,50

          6.451,50

Emissione RDO

     2.100,00

     2.940,00

         525,00

        325,50

          5.890,50

Solleciti telefonici

       100,00

        140,00

           25,00

           15,50

             280,50

Ordinazioni in Outsourcing

     1.900,00

     2.660,00

         475,00

        294,50

          5.329,50

Somma per l'attività: richiesta di materiale

   19.000,00

   26.600,00

     4.750,00

     2.945,00

       53.295,00

Ricevere la RDO

       450,00

           45,00

             9,00

        252,00

             756,00

Emettere l'ordine

     3.450,00

        345,00

           69,00

     1.932,00

          5.796,00

Richiedere Conferma

     1.425,00

        142,50

           28,50

        798,00

          2.394,00

Distribuire copie

       850,00

           85,00

           17,00

       476,00

          1.428,00

Archiviare ordinazioni

     1.150,00

        115,00

           23,00

        644,00

          1.932,00

Sollecitare i fornitori

       150,00

           15,00

             3,00

           84,00

             252,00

Somma per l'attività: Ordinazione

     7.475,00

        747,50

         149,50

     4.186,00

       12.558,00

Accettazioni di merce

   10.000,00

     5.000,00

         750,00

     6.500,00

        22.250,00

Controlli di merce

     5.420,00

     2.710,00

         406,50

     3.523,00

        12.059,50

Chiarimenti con fornitori

       520,00

        260,00

           39,00

        338,00

          1.157,00

Somma per l'attività: Ricevimento merci

  15.940,00

     7.970,00

     1.195,50

   10.361,00

       35.466,50

Ricezione fatture

     2.325,00

        387,50

         387,50

        852,50

          3.952,50

Approvazione fatture

       840,00

        140,00

         140,00

        308,00

          1.428,00

Gestione fatture non conformi

       630,00

        105,00

         105,00

        231,00

          1.071,00

Somma per l'attività: Controllo Fatture

     3.795,00

        632,50

         632,50

    1.391,50

         6.451,50

Pagamento fatture

     8.040,00

     1.005,00

     1.005,00

     2.211,00

        12.261,00

Archiviazione fatture

     1.540,00

        192,50

         192,50

        423,50

          2.348,50

Chiarimenti con le banche

     2.080,00

        260,00

         260,00

        572,00

          3.172,00

Somma per l'attività: Pagamento Fatture

   11.660,00

     1.457,50

     1.457,50

     3.206,50

       17.781,50

Somma totale

     57.870,00

   37.407,50

     8.185,00

   22.090,00

   125.552,50


Tabella 4. 32: I costi del processo nell'Outsourcing degli approvvigionamenti senza la partecipazione del reparto acquisti.

I costi di approvvigionamento annuale raggiungono ora il valore di 125.552,50 €.
I costi per l'approvvigionamento per i materiali di fascia B e C saranno calcolati, come prima, come differenza tra i costi totali e i costi legati all'approvvigionamento di materiali di fascia A non interessati dal processo di Outsourcing.

Attività

Costi Totali

Costi per l'approvv. di fascia A

Costi per l'approvv. di fascia B e C

Bisogno di materiale

              15.988,50

                3.197,70

              12.790,80

 

Formulazione richiesta RDO

              12.903,00

                2.580,60

              10.322,40

 

Richiesta approvazione

                6.451,50

                1.290,30

                5.161,20

 

Approvazione

                6.451,50

                1.290,30

                5.161,20

 

Emissione RDO

                5.890,50

                5.778,30

                   112,20

 

Solleciti telefonici

                   280,50

                   168,30

                   112,20

 

Ordinazioni in Outsourcing

                5.329,50

 

                5.329,50

 

Somma per l'attività: richiesta di materiale

              53.295,00

              14.305,50

              38.989,50

 

Ricevere la RDO

                   756,00

                   764,40

-€                     8,40

 

Emettere l'ordine

                5.796,00

                5.779,20

                    16,80

 

Richiedere Conferma

                2.394,00

                2.402,40

-€                     8,40

 

Distribuire copie

                1.428,00

                1.444,80

-€                   16,80

 

Archiviare ordinazioni

                1.932,00

                1.923,60

                      8,40

 

Sollecitare i fornitori

                   252,00

                   243,60

                      8,40

 

Somma per l'attività: Ordinazione

              12.558,00

              12.558,00

                         -  

 

Accettazioni di merce

              22.250,00

                6.354,60

              15.895,40

 

Controlli di merce

              12.059,50

                3.497,70

                8.561,80

 

Chiarimenti con fornitori

                1.157,00

                   453,90

                   703,10

 

Somma per l'attività: Ricevimento merci

              35.466,50

              10.306,20

              25.160,30

 

Ricezione fatture

                3.952,50

                2.764,20

                1.188,30

 

Approvazione fatture

                1.428,00

                1.402,50

                    25,50

 

Gestione fatture non conformi

                1.071,00

                   510,00

                   561,00

 

Somma per l'attività: Controllo Fatture

                6.451,50

                4.676,70

                1.774,80

 

Pagamento fatture

              12.261,00

              12.114,60

                   146,40

 

Archiviazione fatture

                2.348,50

                2.330,20

                    18,30

 

Chiarimenti con le banche

                3.172,00

                   634,40

                2.537,60

 

Somma per l'attività: Pagamento Fatture

              17.781,50

              15.079,20

                2.702,30

 

Somma totale

            125.552,50

              56.925,60

              68.626,90

 


Tabella 4. 33: I costi di processo per la fascia B e C nell'Outsourcing degli approvvigionamenti senza la partecipazione del reparto acquisti.

Dunque, i costi d'approvvigionamento per materiali di fascia B e C sono pari a 68.626,90 €.
Rimane da confrontare questi dati con il processo interno d'approvvigionamento di materiali di fascia B e C per valutare i vantaggi apportati da Unitec

Attività

Processo Interno

Outsourcing degli approvvigionamenti (2)

Differenza

Bisogno di materiale

              12.790,80

              12.790,80

                         -  

 

Formulazione richiesta RDO

              10.322,40

              10.322,40

                         -  

 

Richiesta approvazione

                5.161,20

                5.161,20

                         -  

 

Approvazione

                5.161,20

                5.161,20

                         -  

 

Emissione RDO

              23.113,20

                   112,20

              23.001,00

 

Solleciti telefonici

                   673,20

                   112,20

                   561,00

 

Ordinazioni in Outsourcing

 

                5.329,50

-€               5.329,50

 

Somma per l'attività: richiesta di materiale

              57.222,00

              38.989,50

              18.232,50

 

Ricevere la RDO

                3.057,60

-€                     8,40

                3.066,00

 

Emettere l'ordine

              23.116,80

                    16,80

              23.100,00

 

Richiedere Conferma

                9.609,60

-€                     8,40

                9.618,00

 

Distribuire copie

                5.779,20

-€                   16,80

                5.796,00

 

Archiviare ordinazioni

                7.694,40

                      8,40

                7.686,00

 

Sollecitare i fornitori

                   974,40

                      8,40

                   966,00

 

Somma per l'attività: Ordinazione

              50.232,00

                         -  

              50.232,00

 

Accettazioni di merce

              25.418,40

              15.895,40

                9.523,00

 

Controlli di merce

              13.990,80

                8.561,80

                5.429,00

 

Chiarimenti con fornitori

                1.815,60

                   703,10

                1.112,50

 

Somma per l'attività: Ricevimento merci

              41.224,80

              25.160,30

              16.064,50

 

Ricezione fatture

              11.056,80

                1.188,30

                9.868,50

 

Approvazione fatture

                5.610,00

                    25,50

                5.584,50

 

Gestione fatture non conformi

                2.040,00

                   561,00

                1.479,00

 

Somma per l'attività: Controllo Fatture

              18.706,80

                1.774,80

              16.932,00

 

Pagamento fatture

              48.458,40

                   146,40

              48.312,00

 

Archiviazione fatture

                9.320,80

                    18,30

                9.302,50

 

Chiarimenti con le banche

                2.537,60

                2.537,60

                         -  

 

Somma per l'attività: Pagamento Fatture

              60.316,80

                2.702,30

              57.614,50

 

Somma totale

            227.702,40

              68.626,90

            159.075,50

 


Tabella 4. 34: Confronto dei costi di processo per l'approvvigionamento di materiali di fascia B e C (Outsourcing degli approvvigionamenti (2))

Il risultato mostra un risparmio dei costi di 159.075,50 €, cioè il 70% dei costi del processo interno d'approvvigionamento.
Si può affermare che il cliente in questione ha effettivamente riscontrato che l'introduzione dell'outsourcing degli approvvigionamenti di materiali di fascia B e C, tramite un accordo stipulato con la Unitec, ha portato ad un evidente vantaggio in termini di riduzione dei costi di processo.
Bisogna, tuttavia, considerare altri aspetti rilevanti che concorrono ad una scelta di outsourcing che verranno illustrati nel prossimo paragrafo per completare questa analisi.

 


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