3.2.3: La fornitura integrata

I fondamenti dell'outsourcing amministrativo vengono applicati da Unitec attraverso il sistema della "fornitura integrata". In linea di principio si tratta di un sistema che permette di convogliare le tante piccole richieste di fornitura dell'impresa cliente verso Unitec che si occupa di tutte le procedure e di tutte le operazioni necessarie per far pervenire le merci desiderate al momento desiderato e con un unico documento, proveniente da Unitec. Da una parte, quindi, si riducono i costi di ogni fornitura da n a 1, dall'altra permette a Unitec di ricavare il proprio margine a "costo zero" per il cliente. Infatti i risparmi resi possibili sono nettamente maggiori dei ricarichi sulla merce applicati (vedi figura 3.2). E' evidente che maggiore è il numero dei processi che vengono gestiti con la fornitura integrata, maggiori saranno i benefici derivanti dal recupero di efficienza. Con la forniture integrata, Unitec permette di semplificare i processi aziendali interni, di sopprimere le interferenze procedurali interne ed esterne, di trasformare i costi fissi in variabili proporzionandoli alle esigenze del momento.
Fig. 3.1 : Schema funzionale della fornitura integrata . [Unitec GmbH, 2000]

Fig. 3.2 : Il principio della fornitura integrata di Unitec. [Unitec GmbH, 2000]

La fornitura integrata di Unitec, è nata per gestire in particolar modo gli approvvigionamenti non considerati strategici per l'impresa, - beni di fascia B e C, low cost non strategico - , in quanto la loro gestione da parte di un provider presenta margini di risparmio maggiori.

Si tratta in genere di beni il cui prezzo è relativamente basso, ma il cui costo globale d'acquisto risulta particolarmente elevato. Questo perché l'impresa, per poter acquisire tali beni, predispone ed attiva strutture operative e di gestione ottimizzate invece per l'acquisto di merci di tipo strategico per il proprio core business. In sostanza, quindi, l'acquisto di merci di tipo non strategico, risulta costoso non tanto - o non solo - per il prezzo, ma soprattutto perché vengono consumate risorse aziendali in attività d'acquisto per le quali l'impresa non è specializzata; ciò significa che si viene a creare una netta sproporzione tra il valore del bene acquistato, ed il costo delle procedure attuate per ottenerlo. Oltre a ciò, si consideri l'impossibilità di fare leva su economie di scala, trattandosi di centinaia di beni di diverso tipo.

E' per questi motivi che, come Unitec ha potuto verificare, anche il semplice acquisto di una vite può costare da 20 lire anche fino a 200.000 lire: dipende, appunto, da come viene scelta, da come si controllano i preventivi, da come la si ordina, da come la si trasporta e da come viene immagazzinata. Attraverso la fornitura integrata si "compattano" i processi, si riducono i costi migliorando l'efficienza e creando economie di scala anche per i non-production goods, cosa altrimenti impossibile.

Sebbene i risultati migliori ottenibili dalla fornitura integrata derivano dall'integrazione degli acquisti dei beni non strategici, la sua applicazione viene estesa anche per l'acquisto di merci di tipo strategico; in questo modo è possibile moltiplicare i vantaggi ottenibili, creando le condizioni per migliorare ulteriormente l'efficienza aziendale ed liberando ulteriori risorse da investire la dove nasce il business aziendale.

Gli stessi risultati non sono in alcun modo ottenibili cercando di intervenire esclusivamente sulla struttura organizzativa interna (insourcing): il numero di fatture in entrata dai fornitori non possono essere razionalizzati ne' dall'amministrazione, ne' da chi emette gli ordini d'acquisto, ne' da nessun'altro ente aziendale.

Solo rivolgendosi ad un outsourcer che proponga soluzioni mirate per le procedure di fornitura è possibile "compattare" tutte le attività, permettendo di ridurre centinaia di fatture ad una, e di regolarizzare i tempi di consegna. Questa situazione, con riferimento all'amministrazione, è schematicamente rappresentata nelle figure 3.3, 3.4 e 3.5.
Fig. 3.3 : Prima dell'adozione della fornitura integrata l'amministrazione è sovraccaricata di lavoro. [Unitec GmbH, 2000]

Fig. 3.4 : Con la fornitura integrata si snelliscono le procedure dell'amministrazione, permettendo di dedicare più risorse alle attività strategiche. [Unitec GmbH, 2000]

Per l'impresa cliente non cambiano le procedure di richiesta di forniture. Semplicemente anziché rivolgersi a centinaia di fornitori, essa fa riferimento ad unico interlocutore: Unitec. Questi analizza le richieste e, se il cliente nella sua richiesta non specifica il nome del fornitore, avvia una ricerca all'interno del proprio data-base. Naturalmente, a seconda delle esigenze della clientela, anche il servizio offerto dai vettori viene integrato.
Fig. 3.5 : Schema temporale delle consegne con Unitec. [Unitec GmbH, 2000]

Un altro grande vantaggio è rappresentato dalla possibilità di eseguire un solo pagamento - indipendentemente dalle condizioni di fornitura imposti dai singoli fornitori -, i cui termini verranno concordati con Unitec.
Secondo i dati attualmente disponibili, attraverso la fornitura integrata è possibile stimare una riduzione delle componenti cartacee attorno al 90%.

In particolare, un impresa cliente di Unitec nei primi 16 mesi in cui gli approvvigionamenti sono stati gestiti attraverso la fornitura integrata, ha ridotto il numero di bolle da 1321 ad 85, con una riduzione pari al 93.56%, ed il numero di fatture da 1000 a 40, con una riduzione pari al 96.00%, dati che saranno confermati dalle stime sviluppate nel capitolo 4. Riassumendo possiamo dire che i costi diretti tagliati riguardano:

  1. Il settore acquisti del reparto commerciale, grazie all'unificazione ed alla graduale riduzione delle richieste e degli ordini, dei solleciti, delle traduzioni, ecc.;
  2. Il settore amministrativo, in conseguenza al poter gestire una sola fattura che unifica più posizioni, più fornitori fino eventualmente ai vettori, un solo pagamento ad un solo fornitore (il procurement-provider).
  3. Il settore logistico. Una sola bolla di consegna, riduce e semplifica l'accettazione delle merci;
  4. L'archiviazione. La riduzione del numero delle transazioni (e dei relativi supporti cartacei) comporta un enorme calo del volume fisico delle archiviazioni e conseguentemente rende più semplice e preciso l'accesso ai documenti.

Inoltre vengono generate, indirettamente, ulteriori ottimizzazioni: viene ridotto l'uso del telefono e di tutti i mezzi di comunicazione sia internamente all'azienda - per esempio, perché sono meno le occasioni per domandare chiarimenti ai colleghi di un altro ufficio - sia dall'azienda verso terzi; vengono ottimizzati gli investimenti delle risorse verso il core business; migliora l'efficacia della struttura organizzativa; migliorano i flussi logistici attraverso una migliore sinergia con i vettori che consegnano la merce.

Di particolare interesse sono anche i risultati relativi alla gestione del magazzino nel tempo. La conseguenza dell'esternalizzazione degli approvvigionamenti si ripercuote positivamente sugli indici di rotazione della merce stoccata: potendo reperire la merce in modo istantaneo, è possibile ridurre la quantità di scorte sia dei beni strategici, che dei beni non strategici che sono presenti in magazzino per poter essere eventualmente utilizzate al verificarsi di situazioni non prevedibili (come improvvisi picchi di produzione o guasti agli impianti) e che nel tempo possono rivelarsi inutilizzabili in quanto obsolete o deperite. Si veda a tal proposito le figure 3.6, 3.7 e 3.8 qui di seguito riportate.
Fig. 3.6 : Andamento della quantità di merce nel magazzino di un impresa che utilizza il servizio di fornitura integrata. [Unitec GmbH, 2000]
Fig. 3.7 : Andamento dell'emissione degli ordini di fornitura integrata nello stesso periodo di tempo. [Unitec GmbH, 2000]
Fig. 3.8 : Relazione tra numero di scorte nel magazzino e quantità degli ordini di fornitura integrata. [Unitec GmbH, 2000] In questa serie di grafici viene posto l'accento sulla relazione nel tempo che esiste tra il numero di ordini effettuati con la fornitura integrata e le scorte di magazzino; è evidente che tanto più si ricorre alla fornitura integrata, tanto più le merci stoccate tendono a diminuire. Naturalmente il servizio di fornitura integrata viene "personalizzato" da Unitec in base alle esigenze dei propri clienti, per esempio concordando la frequenza degli arrivi della merce, oppure le frequenze e le modalità di pagamento, o ancora selezionando i fornitori presso i quali Unitec potrà rivolgersi.


Pos Denominazione Costruttore Quantità Prezzo storico DM Data di consegna
1 Particolare 1 Fornitore 1 20 202,50 sett 1
2 Particolare 2 Fornitore 1 4 85,00 sett 2
3 Particolare 3 Fornitore 1 25 322,20 sett 2
4 Particolare 4 Fornitore 2 1 1050,00 sett 3
5 Particolare 5 Fornitore 2 3 723,60 sett 1
6 Particolare 6 Fornitore 3 10 55,30 sett 5
7 Particolare 7 Fornitore 3 80 103,70 sett 1
8 Particolare 8 Fornitore 3 2 610,00 sett 2
9 Particolare 9 Fornitore 4 40 80,50 sett 3
10 Particolare 10 Fornitore 4 35 23,50 sett 2
11 Particolare 11 Fornitore 4 50 70,20 sett 3
12 Particolare 12 Fornitore 5 40 440,50 sett 2
13 Particolare 13 Fornitore 5 5 120,00 sett 7
14 Particolare 14 Fornitore 5 3 580,00 sett 3
15 Particolare 15 Fornitore 5 7 32,80 sett 2
16 Particolare 16 Fornitore 6 100 250,00 sett 4
17 Particolare 17 Fornitore 7 4 820,00 sett 5
18 Particolare 18 Fornitore 7 30 230,00 sett 3
19 Particolare 19 Fornitore 8 80 167,00 sett 2
20 Particolare 20 Fornitore 8 20 58,60 sett 7

Tab. 3.9 : Esempio reale di fornitura integrata di Unitec. [Unitec GmbH, 2000]

Nella tabella 3.9 viene riportato un esempio reale di integrazione delle forniture nel quadro dell'outsourcing Amministrativo effettuato da Unitec per un cliente: il risultato è stato quello di aver integrato ben 20 particolari provenienti da 8 diversi fornitori con un unico ordine, riducendo ad una le richieste di offerta, le offerta, le fatture, le consegne, le bolle di consegna ed i pagamenti.

In sostanza, l'impresa cliente di Unitec, con questo ordine, è riuscita a ridurre le transazioni da 8 ad 1, cioè dell'87,5%. Si capisce, così, come i costi del servizio prestato da Unitec, possano essere assorbiti sia dai risparmi diretti ottenibili - con gli acquisti di grandi quantità di prodotti per diversi clienti Unitec si assicura dai fornitori prezzi molto competitivi - che dai miglioramenti di efficienza ricavabili.

Un ruolo importante nell'outsourcing amministrativo è ricoperto dalle communication technologies che permettono ad Unitec di migliorare i tempi di intervento - generalmente è possibile ottenere una risposta da Unitec entro 24 ore - e soprattutto di offrire una serie di servizi altrimenti non possibili. Questo punto verrà ripreso ed approfondito nei paragrafi seguenti.



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